Marine est business designer. Elle aide les entrepreneurs à gagner du temps et de l’argent en optimisant leur productivité, leur façon de travailler et de gérer leur entreprise.
Marine est convaincue qu’avec de l’organisation et l’automatisation, les indépendants peuvent travailler moins, mais mieux.
Sommaire
Quels sont les avantages à automatiser son business ?
Avant de rentrer dans le vif du sujet,il est important de rappeler ce qu’est l’automatisation d’un business.
La définition de Marine consiste à dire qu’il s’agit de confier un maximum de tâches répétitives et à faible valeur ajoutée à des systèmes informatiques plutôt qu’à des êtres humains.
Elle précise que sur les 5 dernières années, 11 fois plus d’entreprises BtoB (business to business) utilisent l’automatisation.
Et depuis plus de 2 ans, 79% des entreprises les plus performantes dans le monde ont automatisé certaines actions.
Aujourd’hui l’automatisation est partout. Dans les mails de renouvellement de nos abonnements, dans les SMS de rappel de nos rendez-vous médicaux ou encore, quand on est entrepreneur, dans l’utilisation de l’outil Calendly.
Et les avantages sont nombreux !
Désencombrer son agenda et sa To Do list de certaines tâches permet de réduire sa charge mentale et l’on sait tous·tes à quel point c’est vital !
L’automatisation permet aussi d’accorder plus de temps aux tâches à forte valeur ajoutée, celles qui permettent d’augmenter son Chiffre d’Affaires.
Elle offre plus de temps pour poursuivre sa relation avec un client en lui proposant une offre complémentaire.
Elle permet de préparer le recrutement d’un stagiaire, d’un partenaire ou encore d’un employé afin de l’intégrer au mieux à l’équipe !
Comment identifier les actions à automatiser ?
Certaines actions ne se prêtent pas à l’automatisation.
Et pour savoir concrètement ce qui peut être automatisé dans son business, Marine propose de s’appuyer sur 5 critères fondamentaux :
- Une tâche répétitive, désagréable et à faible valeur ajoutée (trier ses mails),
- Une tâche récurrente (déclarer son chiffre d’affaires à l’URSSAF),
- Une tâche qui consiste à copier/coller ou à transférer des données d’un outil à un autre,
- Une tâche pénible. Pour identifier ses actions, on peut se demander si c’est une tâche qui nécessite de la créativité, qui résout un problème, ou qui fait appelle à l’intelligence émotionnelle.
- Une tâche que l’on repousse. Le fameux crapaud de Brian Tracy !
Concrètement, comment automatiser son business ?
Pour automatiser son business, il est essentiel de se connaître et de connaître son activité. L’automatisation doit être pertinente et doit pouvoir évoluer avec son entreprise.
Marine propose une méthode en 3 étapes.
👉 Première étape :
Pendant un trimestre, lister toutes les actions nécessaires à la gestion de son activité.
👉 Deuxième étape :
Construire des process pour toutes les actions identifiées.
👉 Troisième étape :
Créer les automatisations.
Elle conseille de démarrer l’automatisation en se basant sur les templates que les outils proposent.
Ce sont des automatisations très simples et qui auront très peu d’impact. (au cas où… boulette ! 😉 )
Par ailleurs, ça permet de prendre l’outil en main et de créer ensuite ses propres automatisations.
L’avantage de ces outils, c’est qu’ils sont accessibles aux entrepreneurs débutants comme avancés.
Quelques exemples d’outils permettant d’automatiser son business :
- Comptabilité : Freebe ou Tiime,
- Prise de rendez-vous : Calendly,
- Gestion de projets et d’entreprise : Notion, Clickup, Asana,
- Workflows : Zapier, Make ou IFTTT
- Réseaux sociaux : Créator Studio ou Buffer
Selon Marine, il n’y a pas une option meilleure qu’une autre.
L’idéal est de se rendre sur le site des différents outils et de tester les interfaces. Il y en a forcément une qui se détachera !
Déléguer l’automatisation de son business ?
Il est possible de déléguer l’automatisation de son business. C’est d’ailleurs une compétence qu’il est important de cultiver pour le bon développement de son entreprise.
Marine conseille de s’assurer des compétences techniques du prestataire.
Elle met l’accent sur son ouverture d’esprit et sa flexibilité. Un prestataire qui n’imposera pas sa vision.
Une personne dans l’écoute, l’empathie, et la compréhension des besoins, mais qui soit force de propositions.
Un bon professionnel va construire des systèmes qui sont adaptés à vos besoins et vos contraintes.
Il formera aux outils, mettra en place des process et des tutoriels auxquels il sera possible de se référer si besoin.
Pour résumer :
Avant d’automatiser son business, on commence par poser les fondations, on travaille sur ses process, on simplifie au maximum en enlevant le superflu.
Et c’est seulement à ce moment-là que l’on peut se demander s’il reste des tâches à automatiser.
Article écrit par Sandra Doggwiller
